Antes de explicar como contabilizar las dietas, recordemos que los gastos de locomoción, de manutención y de hospedaje vistos en el artículo “Requisitos de las dietas para que estén exentas en IRPF”, siempre que cumplan los requisitos y límites vistos en dicho artículo, no habrá que aplicarles retención ni cotizar por ellos.

Además, hay que tener presente que conforme la legislación laboral, desde hace unos años hay que comunicar a la Seguridad Social tanto los importes que cotizan como los que no mediante los ficheros CRA (antes de 2014 sólo se debían comunicar los importes que formaban parte de la base de cotización), por lo que la Administración tiene un mayor control sobre las cantidades exentas.

Pues bien, ya centrándonos en su contabilización, las dietas básicamente se pueden abonar de dos formas:

• En la nómina del trabajador, y por tanto tendrá que estar contabilizada en una cuenta del grupo 64 del PGC, es decir, en la cuenta 640 se contabiliza el salario sin las dietas y en la cuenta 640x se contabilizan las dietas correspondientes.

NOTA: Abonándolas de esta forma, el trabajador habrá tenido que pagar previamente de su “bolsillo” los gastos correspondientes a las dietas satisfechas.

• O bien se contabiliza como un gasto externo de los recogidos en el grupo 62 del PGC abonándolo directamente la empresa.

Si se abonan las dietas en la nómina, su contabilización no entraña mayor complicación que su contabilización en una subcuenta de la cuenta “Sueldos y Salarios” (640), pero si la empresa paga directamente las dietas como un gasto externo, puede variar la cuenta a utilizar según sea la naturaleza del gasto. Así:

• Cuenta 627 “Publicidad, propagando y relaciones públicas”. En esta cuenta se registrarían los gastos de manutención y alojamiento que tengan como finalidad conseguir, aumentar o sostener la actividad de la empresa, es decir, con fines comerciales. Los gastos de locomoción sería más correcto contabilizarlos en la cuenta 629 “Otros Servicios.

EJEMPLO: Los gastos del restaurante por una comida con un cliente para su captación se registrarían en la cuenta 627. Mientras que  los gastos originados para desplazarse al restaurante se contabilizarían en la cuenta 629.

• Cuenta 629 “Otros Servicios”. En esta cuenta se recogerían los gastos de desplazamiento, hospedaje y manutención necesarios para mantener o llevar a cabo la actividad de la empresa.

EJEMPLO: Un técnico se desplaza a una empresa cliente para realizar el mantenimiento de sus instalaciones, los gastos de dietas en los que incurra el técnico se contabilizaría en la cuenta 629

NOTAS SOBRE SU DEDUCIBILIDAD

Si se abonan las dietas en la nómina

Si las dietas se abonan en la nómina con un importe a mano alzada, Hacienda considerará que no son deducibles y Seguridad Social interpretará que tienen que cotizar, ya que no se cumplirían con los requisitos de encontrarse justificadas y relacionadas con la actividad.

Si son abonadas directamente por la empresa.

Como ya se ha visto, para que sean deducibles deberán ser gastos relacionados con la actividad comercial de la empresa o necesarios para el desarrollo de su actividad.