Como ya se sabe, las dietas son una cantidad de dinero que percibe el trabajador de la empresa en concepto de viaje, manutención, hospedaje, locomoción,…. para resarcirle de los gastos generados en sus desplazamientos fuera de la empresa a causa del desempeño de su trabajo.

Dependiendo del tipo de gasto que sea, se tienen que cumplir unas condiciones para que éstos se encuentren exentos en el IRPF.

GASTOS DE LOCOMOCIÓN Y TRANSPORTE

Si se viaja en transporte público es independiente el coste para que se encuentre exento, por lo que tanto si se viaja en autobús, taxí, o en primera clase, se encontrarían exentas las dietas. Mientras que si se usan medios privados, el límite exento es de 0,26 €/km más gastos de peaje y estacionamiento.

Además de tener en cuenta el importe (en el caso de usar medios privados), hay que acreditar estos gastos:

• El trabajador debe justificar los gastos de transporte público, aparcamiento y peaje mediante factura o documento justificativo.

• La empresa tendría que justificar el kilometraje en el uso de medios privados, así como los gastos satisfechos por el empleado en aparcamiento, peaje o transporte público si es el caso, acreditando que estos gastos se han producido por motivos laborales.

NOTA: No hay que confundir este tipo de gastos de kilometraje o desplazamiento con los pluses de distancia que se pueden abonar por convenio o acuerdo entre empresa y trabajador para compensar el desplazamiento desde su domicilio al lugar de trabajo.

GASTOS DE MANUTENCIÓN

Para que estos gastos se encuentren exentos tienen que reunir los siguientes requisitos:

• Que se realicen en establecimientos de hostelería.

• Que el desplazamiento se haya producido a un municipio que no sea el centro habitual de trabajo ni el de la residencia del trabajador.

• No se superen los siguientes límites:

– En España. Si pernocta 53,34 €/día si no pernocta 26,67 €/día

– En el Extranjero. Si pernocta 91,35 €/día si no pernocta 48,08 €/día.

En este tipo de gastos no hay que justificar el importe del gasto para que se considere exento, únicamente se tiene que acreditar el desplazamiento corresponde por razones de trabajo.

EJEMPLO: Una empresa situada en Zaragoza, tiene que desplazar un día a un trabajador a Logroño para que realice unas trabajos en las instalaciones de la empresa cliente. El trabajador come en un restaurante pagando 15 euros por el menú del día. Si la empresa le paga 20 euros en la nómina como dietas, estos 20 euros se encontraría completamente exentos a pesar de sólo haberle costado 15 euros el menú (no superan los 26,67 €/día)

GASTOS DE ESTANCIA

Por último, para que este tipo de dietas se encuentre exento de IRPF se tienen que cumplir los mismos requisitos que para los gastos de manutención a excepción de los límites en cuanto al importe,  disfrutando de la exención el importe completo que se justifique con factura.

NOTA: Si desplaza a un municipio más de 9 meses, estos gastos y los que se hayan abonado por otros gastos de desplazamiento, estarían sujetos a tributación en el IRPF

CASO PARTICULAR: Los conductores de vehículos dedicados al transporte por carretera no necesitan acreditar el importe de los gastos de estancia mientras no excedan de 15 €/día si se produce por desplazamiento en territorio español o 25 €/día si se produce en territorio extranjero, es decir, los conductores podrían dormir por ejemplo en el camión y dichos importes se encontrarían exentos.