Plazos Conservar documentación empresa - Asesoría Arba

¿Cuanto tiempo hay que guardar la documentación de la empresa?

Aunque cada vez más se utilizan los medios digitales para guardar la documentación que se genera en una empresa, con el paso de los años se puede llegar a acumular una gran cantidad de documentos tales como nóminas, declaraciones tributarias, facturas, libros de contabilidad, etc., que hace que el archivo se pueda quedar pequeño y se necesite hacer hueco para guardar nueva documentación.

En este proceso de reorganización del archivo nos puede surgir la duda de ¿hasta qué año tengo guardar la documentación? Este plazo dependerá del tipo de documentos de que se trate y de la normativa que se aplique.

PLAZOS EN NORMATIVA LABORAL

Nóminas y Seguros Sociales (TCs o boletines de cotización). Las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los 4 años, por lo que habría que conservar al menos las nóminas y boletines de cotización de los últimos 4 años.

NOTA: La normativa mercantil determina que la empresa debe conservar la documentación de su negocio durante un plazo de 6 años a contar desde el último asiento realizado en la contabilidad, por lo que se deberían conservar las nóminas y TCs de los últimos 6 años para en el caso de que se iniciase algún proceso o trámite mercantil que requiriera de esta documentación laboral.

Registro de la Jornada Diario. Al igual que con las nóminas y seguros sociales, se deben guardar los registro diarios durante al menos 4 años.

PLAZOS EN NORMATIVA FISCAL

Al igual que en la normativa laboral, Hacienda dispone como norma general de 4 años para comprobar las declaraciones tributarias, aunque hay que tener en cuenta las siguientes particularidades:

  • El plazo comienza desde el fin del periodo legal de la declaración, es decir, si la declaración del Impuesto de sociedades de 2019 finaliza el 25 de julio de 2020, el impuesto prescribirá el 25 de julio de 2024.

NOTA: En el caso del Impuesto de Sociedades, al formar parte las nóminas y los boletines de cotización de los gastos que se incluyen en impuesto, también se tendría la obligación fiscal de guardarlos durante ese plazo.

  • Si se trata de impuestos de cobro periódico recaudados mediante recibo, el plazo empieza a contar desde su devengo (por ejemplo, en el IAE o el IBI, empieza a contar desde el 1 de enero de cada año).
  • Las comprobaciones de bases negativas compensadas o pendientes de compensar, así como las deducciones, tienen un plazo de prescripción de 10 años.
  • Si una empresa rectifica una declaración ya presentada o Hacienda inicia una comprobación, el plazo de prescripción se interrumpe y vuelve a iniciarse el cómputo de los 4 años.
  • En el caso de ciertos incentivos que dependan de una condición futura, el plazo también puede verse ampliados.

En relación a las facturas, como regla general se debería respetar el plazo de 6 años establecido en la normativa mercantil, aunque fiscalmente se tendrían que guardar 4 años desde la última declaración donde se hubieran declarado.

NOTA: En el caso de facturas de inmovilizado, se deben guardar durante toda la vida útil del bien y además los 4 años que establece la normativa fiscal a contar desde la última declaración donde se hubieran incluido las amortizaciones.

PLAZOS EN NORMATIVA MERCANTIL

Como ya se ha visto, el Código de Comercio establece en su artículo 30:

“Los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros.”

No obstante, aunque queda claro el plazo de 6 años fijado en el código de comercio, hay que tener en cuenta los plazos de prescripción fiscal:

  • Si se ha interrumpido el plazo de prescripción fiscal y se ha vuelto a iniciar, deberá guardar todos los documentos al menos 4 años más desde la interrupción aunque se sobrepase los 6 años.
  • Si una operación incide en declaraciones futuras, deberá conservar los documentos hasta que Hacienda ya no pueda revisar dichos ejercicios (por ejemplo, con los bienes amortizables)
  • Bases negativas y deducciones. Deberá conservar toda la documentación justificativa durante el plazo de prescripción fiscal (10 años como se ha visto). Y transcurrido dicho plazo, deberá conservar la declaración del año en el que se generaron y la contabilidad de dicho ejercicio hasta que prescriba el plazo de comprobación del último ejercicio en que dichas bases negativas o deducciones se aplicaron.
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SOBRE NOSOTROS

Asesoría Arba nace como asesoría laboral hace 30 años, crece ampliando sus servicios de asesoramiento a otros ámbitos de las empresas y autónomos, y se mantiene en constante actualización y adaptación ante los continuos cambios normativos ayudando a las empresas en su día a día.