Cuando se recibe la visita de la Inspección, ya sea de Hacienda o de Trabajo, no se suele tener claro el límite en las facultades inspectoras de los funcionarios a la hora de su entrada en la empresa o en algunas instalaciones de ésta, así como de la aportación de la documentación requerida por el Inspector.

Para determinar este límite, primero habría que distinguir entre que espacios cuentan con protección constitucional y cuales no.

LUGARES CON PROTECCIÓN CONSTITUCIONAL

En el caso de personas jurídicas, se trataría de aquellos lugares en los que lleven a cabo normalmente las tareas de dirección y administración de la sociedad sin intromisiones de personas ajenas. También se incluirían los lugares donde se custodien  o conserven los documentos u otros soportes de la vida diaria de la sociedad.

Mientras que en el caso de personas físicas, si el centro de trabajo coincide con su domicilio, sería considerado totalmente como protegido. Si no fuera así, se aplicarían las mismas consideraciones que para una persona jurídica.

En los lugares protegidos constitucionalmente, la Inspección sólo podrá acceder con autorización judicial o si los representantes de la empresa lo permiten, por lo que si sólo se presenta con una autorización firmada por el delegado de Hacienda, la empresa puede denegarle la entrada a los lugares con esta calificación. 

NOTA: Si a pesar de la oposición de la empresa, el Inspector accede a un lugar protegido, la empresa debe dejar constancia en la diligencia de su oposición.

Si el inspector dispone de orden judicial, ya no es necesario que obtenga el consentimiento de la empresa para entrar en el domicilio. En la copia que entregue el Inspector a la empresa, deberá concretar exactamente qué lugares y a que documentos o soportes informáticos puede acceder.

NOTA: Aun teniendo autorización judicial, posteriormente se podría impugnar dicha autorización judicial si se pone de manifiesto que los indicios utilizados para autorizar la entrada no son correctos o no existían

LUGARES SIN PROTECCIÓN CONSTITUCIONAL

Por el contrario, los establecimientos abiertos al público, o aquellos en los que se lleva a cabo una actividad no vinculada con la dirección o gestión de la sociedad o custodia de documentos, o en las zonas en las que se desarrolle la actividad laboral o comercial, se trataran como lugares sin protección constitucional.

Estos lugares, al no tener especial protección, no necesitan el consentimiento de la empresa ni una autorización judicial, por lo que la empresa no puede negarse. Si se niega la entrada a la Inspección, la empresa se expone a una sanción muy grave por obstrucción a la actuación inspectora

NOTA: Si en el momento de la Inspección no se encuentra presente el encargado, los restantes empleados no están obligados a autorizar la entrada y por tanto no podría ser objeto de sanción.

FACULTADES DE LA INSPECCIÓN

Una vez la Inspección acceda a las dependencias de la empresa, puede revisar y examinar toda documentación y registros que tengan transcendencia tributaria o laboral, según sea el tipo de inspección.

En cualquier caso, las actuaciones inspectoras tendrán lugar en la jornada laboral de la empresa, pudiéndose acordar otro horario o fecha en caso de pactarse así.

Además, si la Inspección considera que algunas pruebas pueden desaparecer o alterarse, podrá aplicar medidas cautelares, como puede ser el precinto, depósito o incautación de ordenadores. Estas medidas deberán ser proporcionadas y limitadas temporalmente, no deberán producir perjuicios de difícil reparación y deberán ser ratificadas en el plazo de 15 días.

Por último, la Inspección no puede obtener fotografías, ni vídeos, ni hacer mediciones o tomar muestras de materiales si no lo notifica previamente al empresario.

RECOMENDACIONES

• Si se desea proteger al máximo cierta información, es conveniente conservarla en una zona destinada a la dirección, perfectamente delimitada y separada del resto de dependencias (se podría identificar dicha dependencia con un letrero que indique “Dirección”).

• Si pese a la oposición de la empresa, el inspector accede sin orden judicial a una dependencia reservada, dejar constancia en la diligencia y posteriormente, si como consecuencia de dichas actuaciones se recibe una liquidación y sanción, solicitar a los tribunales que la anulen por haber obtenido la información de forma incorrecta.

• Una excusa para demorar el inicio de las actuaciones inspectoras, podría ser que la empresa solicitara su derecho de ser asistido por su asesor. En caso de que el asesor no pueda asistir, es recomendable aportar la documentación justa y manifestar que el resto la dispone el asesor.