En el artículo de hace unas semanas se analizaron que condiciones hacían necesario contar con una planificación formal y cuales eran los motivos para llevarla. Detectada la necesidad de planificar o de tener una mejor gestión del personal, es común plantearse la siguiente pregunta: ¿POR DONDE EMPEZAR?

El primer paso sería estimar las previsiones de ventas y de ingresos para el año en curso y siguiente, ya que se trata de una de las variables con mayor peso a la hora de realizar nuevas contrataciones, realizar aumentos salariales, impartir formación….

Una vez estimadas las ventas, se debería identificar los colectivos que más contribuyen directamente a generar dichos ingresos. En cualquier caso, aunque a la hora de planificar la plantilla no es posible anticipar su rotación de una forma exacta, como tampoco lo es en cuanto a las estimaciones de las ventas o ingresos, se deben prever posibles escenarios que puedan producirse como por ejemplo tener dificultades para cubrir puestos técnicos difíciles de cubrir, o puestos que requieran una preparación prolongada…..

Conociendo la previsión de ingresos, los datos históricos de rotación, y los posibles contratiempos que puedan producirse para cubrir las necesidades de plantilla, ya se tendrá una cifra muy aproximada de los trabajadores necesarios para cada colectivo de la empresa y se sabrá el personal que es necesario contratar. A partir de ahí, habrá que valorar si estas necesidades se podrán cubrir con el reclutamiento interno (movilidad funcional, promoción interna…) o bien habrá que recurrir a la contratación externa. En esta fase se puede plantear otra pregunta, ¿EN QUÉ MOMENTO DEBE COMENZAR EL PROCESO DE COBERTURA DE VACANTES?

Para responder a esta pregunta, primero hay que conocer cuanto tiempo se necesita desde que alguien es contratado hasta el momento en que es capaz de desempeñar su trabajo con completa autonomía. Ése es el tiempo que se necesita anticiparse.

Además de conocer el tiempo previo necesario, hay que tener en cuenta los picos de rotación, ya que es posible que ésta no se produzca de forma homogénea durante todo el año sino en oleadas.

Determinados estos dos factores, y conociendo las necesidades de personal para cada departamento o colectivo, ya se podrá diseñar su plan de cobertura de vacantes y ajustarlo al máximo.

No obstante, la planificación anual no es el único elemento que ha de tenerse en cuenta, sino que hay otro tipo de planificación de carácter más continuo y que se superpone. Este es la identificación de las posiciones estratégicas o clave para la empresa, es decir, aquellas que en caso de no ser debidamente atendidas pueden causar un impacto importante. Estas posiciones no sólo deben tener preparada una persona para la eventualidad de hacerse cargo de ellas, sino también un sustituto que sea capaza de tener todo funcionando en caso de una ausencia del titular del puesto. Por ejemplo, el estado de una negociación comercial importante o el funcionamiento de una máquina especial, no puede residir en la cabeza de una sola persona.

Para concluir, aparte de la planificación, no hay que dejar de lado la vigilancia permanente de la eficiencia de los puestos ocupados, ya que hay que evitar por ejemplo la duplicidad de tareas, o que haya trabajadores sobrecargados de trabajo mientras otros tengan poca carga de trabajo, o tareas que no tengan asignado un responsable.