¿La empresa está obligada a conceder anticipos a sus trabajadores?

¿La empresa está obligada a conceder anticipos a sus trabajadores?

Si un trabajador solicita un anticipo de su nómina, ¿la empresa está obligada a concedérselo? ¿y si se trata de un anticipo de la extra? ¿se pueden exigir intereses? Respondemos a estas preguntas y analizamos sus repercursiones laborales y fiscales.

ANTICIPO DE LA NÓMINA MENSUAL

Si un empleado solicita cobrar por adelantado un importe de su nómina mensual que ya ha sido generado por su trabajo, la empresa se encuentra obligada a anticiparle dicho importe. Así, por ejemplo, un empleado que ha trabajador 20 días en el mes, podría solicitar el anticipo del importe correspondiente a estos 20 días de trabajo siempre que se liquide este anticipo en la nómina de ese mes. Si solicitara devolver el anticipo al mes siguiente o en varios meses, ya no se trataría de un anticipo si no de un préstamo (que conlleva otras implicaciones como veremos más adelante).

NOTA: Si el trabajador se encuentra de baja por Incapacidad Temporal, la empresa no está obligada a concederle un  anticipo  de la prestación ni de los complementos adicionales a la prestación que pudieran existir. 

En este tipo de anticipos, la empresa no puede cobrar intereses por el importe adelantado que corresponde a los días trabajados del mes.

ANTICIPO DE LA PAGA EXTRAORDINARIA 

Salvo que el convenio establezca lo contrario, aunque el trabajador ya haya devengado una parte de su paga extra, la empresa no está obligada a concederle un anticipo de su paga extra, ya que la fecha especifica de pago quedaría distorsionada si el trabajador tuviese derecho a pedir anticipos (T.S. 06-05-1994).

En este caso, la empresa podría exigir intereses si la aceptación del anticipo no es obligatoria por convenio.

Y sí, ¿se solicita un anticipo superior al generado por los días trabajados?

En esta situación ya no se trataría de un anticipo sino de un préstamo. Igualmente sería un préstamo si el empleado solicitara su devolución en varios meses o en un mes posterior.

Tratándose de un préstamo, la empresa ya no está obligada a concedérselo al trabajador (salvo que el convenio lo fije así).

Además, la empresa podrá cobrar intereses si así lo considera oportuno (de nuevo, salvo que el convenio establezca alguna ayuda sin intereses). Si no cobra intereses o éstos son inferiores al interés legal del dinero (en 2019: 3%), se considerará que el trabajador está percibiendo una retribución en especie.

IMPLICACIONES LABORALES Y FISCALES

Si el adelanto de dinero tiene la consideración de anticipo, dicho importe no se considerará como retribución en especie por lo que no tendrá mayor repercusión laboral o fiscal que la de aparecer como un descuento en la nómina mensual o extraordinaria.

Mientras que si se trata de un préstamo (sea obligado por convenio como si no) y la empresa no cobra intereses o son inferiores al interés legal del dinero, la diferencia entre el interés pactado y el interés legal del dinero tendrá la consideración de una retribución en especie y la empresa tendrá que cotizar por este importe y aplicar el correspondiente ingreso a cuenta del IRPF.

EJEMPLO

Un trabajador, el 31 de octubre, solicita a la empresa que le adelante 3.000 €, devolviendo 1.500 € en la extra de Navidad y los otros 1.500 € en la de Verano. Suponiendo que las extras son de un importe de 1.800 € cada una,  se devengan anualmente y la empresa no le cobra intereses ¿qué parte es anticipo y cual es préstamo? ¿cuál sería la retribución en especie?

La paga de Navidad se devenga de enero a diciembre, por lo que a 31 de octubre habrá devengado 10/12 partes de dicha paga (1.500 €).

La paga de Verano se devenga de julio a junio del año siguiente, por lo que a 31 de octubre habrá devengado 4/12 partes de dicha paga (600 €).

Por tanto, como se han devengado 2.100 € (1.500 € + 600 €) en el momento de la solicitud, de los 3.000 € solicitados, 2.100 € tendrán la consideración de anticipo, mientras que los 900 € restantes serán calificados como préstamo.

Al no cobrar intereses, la retribución en especie imputable sería:

  • El 3% de 900 € de noviembre y diciembre (2/12): 4,5 €
  • El 3% de 900 € de enero a junio (6/12): 13,5 €

APUNTE CONTABLE

CUENTAS CONTABLES PARA ANTICIPOS Y PRÉSTAMOS

A la hora de contabilizar estos adelantos a los trabajadores, las cuentas contables correctas donde reflejar estos saldos son las siguientes:

  • Si es un Anticipo: Cuenta 460 “Anticipos de remuneraciones al personal”
  • Si es un Préstamo: Cuenta 544 “Créditos a corto plazo al personal”

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