Calcular la retención de la nómina con el programa de ayuda de la AEAT

Calcular la retención de la nómina con el programa de ayuda de la AEAT

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¿Por qué este año mi retención es mayor que la del año pasado? ¿Por qué se me ha incrementado tanto la retención a final de año? ¿Me pueden retener menos? ¿Por qué me sale a pagar cuando trabajo en dos empresas el mismo año?

Estas y otras son preguntas y dudas frecuentes sobre el importe retenido en las nóminas de los trabajadores. En este artículo y otros posteriores, trataremos de explicar de forma sencilla y práctica el funcionamiento de las retenciones en las nóminas, así como expondremos las distintas situaciones que pueden afectar al porcentaje a retener.

Pero antes de dar respuestas a estas cuestiones, explicaremos como calcular el porcentaje a retener en la nómina mediante el programa de ayuda o servicio de cálculo de retenciones de la Agencia Tributaria.

INTRODUCCIÓN Y PROGRAMA RETENCIONES

El porcentaje a retener en la nómina se obtiene básicamente de las retribuciones brutas percibidas durante el año, deduciendo la parte de la Seguridad Social a cargo del trabajador (la que aparece descontada del bruto de la nómina) y aplicando una serie de reducciones según su situación familiar y de ciertas situaciones como por ejemplo, si tiene que pagar pensiones compensatorias o anualidades de alimentos o si tiene hipoteca por adquisición o rehabilitación vivienda habitual de antes del 1-01-2013.

La AEAT, en su web, dispone de una herramienta de gran utilidad para poder calcular fácilmente la retención y el importe a retener en razón a las retribuciones brutas que se esperan percibir durante el año. (Cálculo retenciones 2018)

NOTA: Lógicamente, si durante el año aumentan o disminuyen las retribuciones, la retención calculada al inicio variará  y por tanto habría que ajustarla (en un artículo posterior trataremos esta cuestión).

DATOS PERSONALES

Al acceder a dicha herramienta, la primera pantalla que aparece es la correspondiente a los datos personales:

Estos campos son prácticamente los que aparecen en el modelo 145 que los trabajadores cumplimentan y entregan a la empresa cuando inician la relación laboral.  Centrándonos en la  “Situación familiar” y “Situación laboral”.

Situación familiar:

(1) Seleccionar la situación familiar 1 si se es soltero/a, viudo/a, divorciado/a o separado/ legalmente con hijos menores de 18 años o incapacitados judicialmente que conviven con él/ella exclusivamente, sin convivir con el otro progenitor.

(2) Seleccionar la situación familiar 2 si se está casado/a y su cónyuge no obtiene rentas superiores a 1500 euros anuales.

(3) Seleccionar la situación familiar 3 en el resto de situaciones: Soltero, pareja de hecho, casado con hijos,….

NOTA: Si se selecciona incorrectamente la situación familiar (al igual que ocurre con otras opciones), en la declaración de la renta correspondiente a ese año se podría regularizar la situación. No obstante, es importante recalcar, que si al seleccionar incorrectamente la situación, se calcula y declara una retención menor a la legalmente correspondiente, Hacienda podría imponer un sanción del 35 % de la cantidad no retenida o hasta del 150 % si no se está obligado a presentar la declaración. Por ello es importante tener correctamente cumplimentado el modelo 145 y actualizado.

RECOMENDACIÓN: Por ello, si no se está seguro siempre recomendamos marcar la situación familiar 3 ya que es la más gravosa y después ya se regularizará en la declaración de la renta.

A continuación proporcionamos un esquema-diagrama que puede ayudar a seleccionar la situación familiar correcta. 

Situación Laboral:

En este campo, aunque las descripciones son bastante claras, las opciones más frecuentes serían:

  • Opción a elegir si se tiene un contrato indefinido.
  • Duración inferior a 1 año. A elegir si se tiene un contrato temporal, ya que como mínimo legal obligatorio establecerá el 2 % de retención. Si a final de año, en realidad hubiera correspondido una retención menor, habrá que presentar la declaración de la renta para recuperar las retenciones ingresadas de más.

ASCENDIENTES Y DESCENDIENTES

La siguiente pantalla es la correspondiente a “Ascendientes y descendientes”, que sirve para indicar el importe a deducir por ascendientes y/o descendientes.

Así, en el apartado de “Descendientes” habrá que indicar los hijos menores de 25 años, que convivan con el contribuyente y que no hayan obtenido en el año rentas superiores a 8.000 euros.

Y en el apartado “Ascendientes” habrá que indicar a los ascendientes mayores de 65 año o con un grado de discapacidad igual o superior al 33% que convivan con el contribuyente y no hayan obtenido en el año rentas superiores a 8.000 euros.

NOTA: Al añadir los datos de los descendientes, por defecto se aplica la mitad de la deducción al contribuyente (ya que la otra mitad se la aplicará el otro cónyuge), pero en caso de que ambos no puedan aplicarse el mínimo por descendientes (Ejemplo: parejas de hecho), habrá que seleccionar la opción “Computado por entero” para que se aplique el 100%.

DATOS ECONÓMICOS

Calculadora retenciones - Datos Economicos - Asesoria Arba

En esta pantalla, “Datos Económicos”, habrá que indicar:

  • Retribuciones totales: Son las retribuciones brutas totales (dinerarias y en especie) cobradas o que se prevén cobrar a lo largo del año.
  • Gastos deducibles: Importe de las cotizaciones de la Seguridad Social a cargo del trabajador (las que se descuentan en las nóminas).
  • Pensiones compensatorias a favor del cónyuge y las anualidades por alimentos en favor de los hijos en el caso de que se tengan que abonar. En estas casillas sólo se usan para calcular la retención del pagador de la pensión o anualidad. Si se está calculando la retención del contribuyente que las recibe, las anualidades por alimentos se encuentra exentas (siempre que sean virtud de una decisión judicial o acuerdo de divorcio), mientras que las pensiones compensatorias tendrán que tributar como rendimiento de trabajo pero no están sujetas a retención (pero se declararán en la declaración de la renta correspondiente si procede).
  • Préstamos para la adquisición o rehabilitación de su vivienda habitual. Habrá que seleccionar esta opción si se adquirió o rehabilito la vivienda habitual antes del 01-01-2013 y las retribuciones íntegras totales del contribuyen son inferiores a 33.007,2 euros anuales.
  • Reducciones por irregularidad. En estas casillas habrá que indicar si se tiene derecho alguna reducción por obtener rendimientos de trabajo de forma irregular (generados en más de dos años). Ejemplos: Indemnizaciones por incapacidad permanente, indemnizaciones por traslado, indemnizaciones por despido de mutuo acuerdo, incentivos o comisiones o pluses generados en más de 2 años y abonados en su solo cobro….
DATOS REGULARIZACIÓN

Este apartado se utiliza para cuando una vez calculada la retención, se producen cambios en la situación familiar, retribuciones brutas,…. o cualquier otro cambio que modifica la retención inicial calculada. 

RESULTADOS

Finalmente, en la última pantalla se obtienen el porcentaje de retención a aplicar (en el ejemplo 11,69 %) y el importe total de las retenciones que se descontarán de las nóminas al aplicar dicho porcentaje (en el ejemplo 2.338 €)

También aparecen desglosados los distintos datos introducidos a lo largo de los apartados vistos, junto con reducciones o deducciones si corresponden.

Como se puede comprobar, con esta herramienta que proporciona la AEAT se puede calcular la retención correcta de una nómina de forma muy sencilla, sin embargo, a lo largo del año pueden ocurrir circunstancias que varíen la retención inicialmente calculada: nacimiento de hijos, aumentos de salario, cambios de trabajo…. En próximos artículos explicaremos como recalcular las retenciones.

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